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Comment optimiser son business en déléguant sur internet

Comment optimiser son business en déléguant sur internet ? (Upwork)

Et comment vaincre ses peurs de déléguer à un inconnu.

Cet article a été écrit par Rodolphe Barkhausen du blog mon-capitaine.com

J’ai été confronté à un dilemme: mon gros défaut est de donner le prétexte de résoudre des détails techniques pour procrastiner. M’enfermer pendant des heures dans des détails techniques me donnait l’impression de faire des choses utiles… mais je me suis rapidement rendu compte que je n’avançais pas dans les VRAIS objectifs que je m’étais fixés.

J’ai donc dû me résoudre à déléguer une partie de l’aspect technique de ce que je faisais.

Ce n’est pas déléguer en soi qui est le plus dur.

  • Le plus dur, c’est de lâcher-prise soi-même sur ce que l’on aimerait faire … soi-même.
  • L’adage « On n’est jamais mieux servi que par soi-même » en est l’expression la plus criante.
  • Le plus dur c’est d’accepter que quelqu’un d’autre le fasse moins bien et moins vite que nous.
  • Le plus dur, c’est d’accepter de ne plus être aux commandes.

Finalement, les résistances les plus fortes sont à l’intérieur de nous.

Je vais maintenant partager avec vous comment j’ai réussi à vaincre ces résistances.

Comment je me suis sorti d’une situation compliquée pour laquelle j’ai dû changer de prestataire ? Je vais aussi vous énoncer quelles sont les différentes étapes à respecter pour optimiser la façon de déléguer les choses.

Pour me faire sortir de cette procrastination « intelligente » , j’ai décidé de prendre un prestataire informatique à qui je demandais de faire toutes les petites choses qui risquaient de me prendre trop de temps.

J’ai pris une agence web locale. Une personne en chair et en os, juste à côté de chez moi. J’ai été rassuré par cette proximité.

Nous avons travaillé ensemble pendant 3 mois et ma facture s’élevait à 300€ par mois. C’est cher, mais c’était le prix à payer pour un prestataire en local.

Le quatrième mois, je me suis aperçu que le travail fourni n’était plus de qualité. J’ai remarqué que mon prestataire préférait partir sur de nouveaux projets. Faire des taches répétitives de référencement et de mise en page ou des recherches d’images ou des réglages de mon blog, ça ne l’intéressait plus.

J’avais construit une véritable relation avec ce prestataire. Nous prenions tous les 15 jours un café ensemble. On parlait du travail effectué, mais aussi d’autres projets. Je trouvais dommage de mettre fin à une relation confortable.

Sortir de ma zone de confort.

J’ai réfléchi et j’ai finalement proposé à mon prestataire un changement en transition vers quelqu’un d’autre. On pouvait continuer de se voir et boire des cafés pour refaire le monde, mais j’avais besoin de quelqu’un qui me permette d’avancer… et qui fasse vraiment le travail.

J’ai beaucoup soigné ma communication pour éviter d’être négatif et toujours reconnaître le travail effectué. J’ai mis les choses en perspective pour prendre de la distance, et ça a fonctionné!

J’ai utilisé la technique de l’expression du ressenti et mon prestataire local a très simplement accepté de transmettre le travail à quelqu’un d’autre. Il m’a même proposé de le faire gratuitement sur une période d’un mois. Il a fait des consignes écrites d’une grande qualité. C’était toute la récompense d’avoir su dire les choses et avoir communiqué de manière positive.

Ma seule frustration:

Je devais repartir de zéro et recommencer à construire une autre relation avec quelqu’un d’autre.

Mais cette frustration s’est vite estompée parce que j’ai eu une problématique financière à gérer. 300€ par mois, ça commençait à devenir lourd pour mon budget.

Finalement, j’ai décidé de me lancer. Mon prestataire informatique m’a même aidé à trouver son remplaçant. J’ai choisi d’utiliser la plateforme Upwork pour trouver un prestataire sur internet.

L’avantage d’internet, c’est qu’on est obligé de formaliser par écrit tout ce que l’on souhaite. Rédiger un « job » ça permet de clarifier les choses. Clarifier ce que l’on veut, c’est le plus important et mon expérience avec mon prestataire locale avait eu cet avantage: je savais vraiment ce que je voulais déléguer.

Pour ceux qui ne connaissent pas UpWork, il s’agit d’une plateforme sur laquelle vous pouvez embaucher des travailleurs indépendants (freelances) pour toutes sortes de travaux. (En ce moment, j’embauche un avocat pour rédiger un contrat.)

Vous payez à la plateforme le prix du travail demandé. UpWork conserve l’argent et ne le débloque que quand le travail est livré et validé par vous. C’est vous qui débloquez l’argent. Si vous n’êtes pas d’accord sur le rendu du travail et après quelques échanges, si vous n’arrivez pas à un compromis, un membre de la plateforme va jouer le rôle de tiers pour regarder ce qui a été demandé, ce qui a été livré et il va trancher sur ce qui doit être payé.

Certains m’ont montré tous les risques que j’encourais à prendre quelqu’un sur internet. Mais en fait, c’est leurs propres peurs qu’ils me jetaient à la figure.

Comment faire pour analyser un risque?

Trop souvent quand on analyse un risque, on a tendance à ne voir que le côté négatif. Tous les risques que l’on encourt en sortant de sa fameuse zone de confort.

Hé bien il y a une méthode que je vous recommande pour arriver à garder la tête froide et prendre des « bonnes décisions »

Il faut écrire le scénario du pire et imaginer ce qui peut arriver dans ce scénario. Il faut être le plus concret possible.

Et il faut aussi écrire le scénario du meilleur. Et être le plus concret possible.

En écrivant ces scénarios, vous arriverez à identifier quelles sont les choses (les plus risquées) sur lesquelles vous allez être le plus attentif.

Ensuite, vous allez estimer la probabilité pour que chaque scénario se réalise. Et vous verrez que votre scénario du meilleur a bien plus de chance de se réaliser que l’autre. Tout simplement parce que vous serez attentif à des petits détails importants et parce que vous saurez mettre en place les gardes fous suffisants pour réussir.

Ce sont ces petits détails qui vont jouer sur votre réussite.

Personnellement, je devais être attentif à ce qu’il faisait de mon site internet. Je prenais bien soin de ne pas lui donner de code de mon hébergeur, mais seulement des droits d’admin sur mon blog. J’ai pris soin de faire une sauvegarde avant de lui transmettre mon « bébé »  et c’est tout.

Et puis je me suis décidé.

J’ai sélectionné mon freelance Upwork

Comment j’ai fait pour le sélectionner?

  • J’ai regardé les profils qui m’intéressaient.
  • J’ai rédigé un descriptif complet pour le job que je voulais.
  • J’ai fait valider la partie technique du job à mon prestataire informatique.
  • J’ai publié mon job et j’ai invité les prestataires sélectionnés à postuler à mon job.
  • J’ai effectué trois entretiens Skype et j’ai fait mon choix.

Depuis six mois, je construis une relation à distance avec mon prestataire informatique. J’ai dû formaliser mes procédures et dire comment je voulais qu’on travaille.

Il se trouve que mon nouveau prestataire fait le triple du travail pour 4 fois moins cher. Je paie 80$ par mois. Je suis tellement content de lui que je viens de l’augmenter à 100$ et il n’y a pas de raison pour que ça ne continue pas.

Tout le monde est gagnant!!!

Pour ceux qui ont des scrupules éthiques, il faut se dire que je n’embaucherais personne en local et que je n’aurais pas pu tenir le rythme de 300€ par mois pendant longtemps.

Et là, je trouve mon compte et mon prestataire malgache aussi. Il se trouve qu’il gagne presque un SMIC local avec un travail de 15h par semaine. C’est génial pour lui… et pour moi.

Et puis j’ai vécu à Madagascar, donc ça me fait plaisir de faire travailler des gens que j’ai eu la joie de côtoyer pendant deux ans.

Concrètement, je me suis organisé comment?

Nous avons un dossier dropbox partagé. j’y ai mis un fichier Word que j’ai appelé « main courante ».

J’y marque toutes les tâches à effectuer en dessous de la date du jour où je le demande.

Mon prestataire me répond dans une autre couleur.

Je mets dans ce dossier tous les fichiers que mon prestataire doit traiter.

Toutes les semaines au début et maintenant tous les 15 jours nous nous parlons par Skype.

Maintenant, comment s’organiser pour une délégation réussie?

Pour déléguer efficacement, il faut respecter 5 étapes.  (C’est un résumé de l’article que j’ai écrit à ce propos et que vous pouvez lire en cliquant ici)

Énoncer les résultats souhaités

  • Donner des directives fermes et aussi larges que possible.
  • Énoncer les ressources disponibles (humaines, matérielles et financières)
  • Décrire les responsabilités de la personne à qui vous déléguez.
  • Exprimez-lui les conséquences pour lui en cas de réussite et d’échec.

Conséquence pour lui et pour le groupe. Conséquences pécuniaires, en termes d’avancement, en termes de formation … Toujours essayer d’exprimer ces conséquences en positif.

Si vous respectez ce canevas de la délégation et si vous utilisez des outils qui sont à votre disposition,

Le seul et le plus gros problème… c’est vous!

Pourquoi ?

Parce que nous avons tous des réticences à faire confiance à de parfaits inconnus

Parce qu’on a peur.

C’est pour cela qu’il faut prendre le temps de faire l’exercice de scénarios (positifs et négatifs) pour s’apercevoir que nos peurs ne sont pas infondées, mais qu’elles vont nous permettre de déterminer ce qui est vraiment important… Et mettre les gardes fous qui vont bien.

Une citation que j’aime beaucoup

« Le fossé entre l’ignorance et la connaissance est bien moins important que le gouffre qu’il y a entre le savoir et l’action. » Auteur inconnu.

Serez-vous capable d’affronter vos peurs et déléguer à un parfait inconnu sur cette plateforme extraordinaire?

Si vous le faites une fois et que vous êtes dans un état d’esprit positif ( et pas un état d’esprit de méfiance)

Alors vous vous apercevrez que c’est facile. Et vous pourrez le recommencer pour d’autres choses plus importantes.

Commencez par une tâche facile (mise en page, écriture d’article, choix d’images pour un article à publier …) et commencez à construire une relation avec votre freelance.

Le temps fera son oeuvre. Dites-lui que vous avez besoin de ce temps-là pour lui faire entièrement confiance et vous verrez: le jeu en vaut la chandelle ! Lui aussi il a peur. Il a peur que vous ne soyez pas satisfait de son travail et que vous mettiez un avis négatif le concernant!

Le mot de la fin:

« En avant! »

«  Affrontez vos peurs et vous grandirez »

« La joie de l’âme est dans l’action » Hubert Lyautey, maréchal de France.

Et si vous avez le blues, lisez ou relisez ce poème extraordinaire de Samuel Ullman: « Être Jeune »

Auteur:

Rodolphe Barkhausen du blog mon-capitaine.com

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