Être entrepreneur, c’est être constamment au four et au moulin. Il faut gérer le quotidien, l’administratif, préparer le futur. Et, en plus, gérer les aléas, tous les imprévus qui polluent la journée de toute personne, même organisée. Et bien sûr il faut panacher sa vie de chef d’entreprise avec sa vie de Maman, d’époux, de Fils de, … Wouhouuu, Superman et Superwoman, sont parmi nous !
Alors si vous pouviez prendre quelques habitudes pour vous libérer du temps ou faire plus dans le même laps de temps !? Ce ne serait pas du luxe. Eh bien je vous propose une des clés que j’utilise au quotidien, et qui me permet de me libérer l’esprit en restant efficace .
Et en plus que vous allez pouvoir mettre en place là maintenant tout de suite !
Apprenez à passer en mode automatique
Le principe est simple : tout ce qui est répétitif dans votre vie doit devenir une check-list.
Dans laquelle vous allez déterminer étape par étape ce que vous devez faire pour exécuter votre tâche.
Pourquoi utilisez-vous une recette pour cuisiner un bon repas ?
Pour ne rien oublier. Parce que quelqu’un l’a testé pour vous auparavant et donc cela fonctionne.
Et parce que, en plus, vous savez combien de temps prend chaque étape (temps de préparation, temps de cuisson), quand ajouter ou enlever quelque chose, ce qu’il est possible de faire en parallèle, …
Alors pourquoi ne pas le faire pour votre travail ?
Je vous propose pour cela d’identifier au quotidien, ce qui peut devenir une recette… ou une procédure. Par exemple si vous écrivez des articles pour un blog , faites-vous une procédure « Écrire un article ». Prenez 15 minutes pour lister dans un fichier traitement de texte ou tableur les étapes suivantes :
- (Faire) Rédiger l’article (prévoir une heure)
- Relire l’article (prévoir 15′ le lendemain)
- Publier l’article (paramétrer wordpress pour le faire en automatique)
- Poster l’article sur les réseaux sociaux (prendre 10′, 2 jours après la publication)
Ce n’est qu’un exemple, car il manque certainement plein d’autres étapes. Mais, la semaine prochaine, quand vous allez rédiger un nouvel article, vous allez affiner cette recette si elle n’est pas complète . Mais surtout vous allez pouvoir saisir dans votre agenda les étapes à suivre et donc vous réserver des créneaux pour cela.
Et si, comme moi, vous utilisez un outil sur votre PC, mobile, tablette, qui vous permet de gérer des taches et sous taches, alors il suffira de saisir « Écrire l’article x habitudes pour devenir un entrepreneur malicieusement efficace » pour que votre todo liste soit alimentée de toutes les tâches nécessaires pour l’accomplir.
Vous comprenez le fonctionnement.
Améliorer votre efficacité, pourquoi le faire ?
Le principe est d’arrêter de réinventer la roue à chaque fois que vous devez travailler sur ces fameuses tâches répétitives.
Cela va vous faire gagner un temps fou, temps que vous allez pouvoir consacrer à des taches créatives.
Et également sécurisé vos actions, car vous n’allez plus oublier de faire quelque chose. Tout simplement, vous allez devenir constant.
Ce qui veut dire que votre image de marque vis-à-vis de vos clients ( les lecteurs de votre blog, dans notre exemple) va s’accroître et vous allez démontrer un vrai professionnalisme.
Un autre avantage si vous vous habituez à faire cela : demain, quand vous allez décider de déléguer une partie de votre tâche (dans notre exemple précédent, vous pourriez envisager de faire rédiger vos articles par une autre personne). Dans ce cas :
- Vous allez savoir combien de temps cela prend de faire faire (pour négocier une prestation, c’est toujours intéressant).
- Vous pourrez facilement expliquer à votre ressource, ce qu’il doit faire, pour quand et pourquoi.
Comment mettre en place ?
Pour prendre l’habitude de « mettre le pilote automatique », prenez le temps chaque jour d’identifier ce qui peut être automatisé.
Dans un premier temps prenez des tâches simples, pour vous habituer à rédiger vos check-lists et surtout à vous « obliger » à les utiliser, pour que tout cela deviennent un réflexe.
Chaque procédure va devenir un modèle. Donc envisagez un système qui vous correspond ; mais qui vous permet de copier facilement votre modèle pour chaque nouvelle tâche.
Si vous êtes plutôt manuel(le), faites des photocopies.
Si vous utilisez des outils Bureautiques, faites des documents « modèles ».
Et si vous utilisez des outils, comme EVERNOTE par exemple, construisez-vous des templates.
Et surtout améliorer vos procédures au fil de l’eau. Rien n’est parfait du premier coup… L’amélioration continue a permis à de grandes industries comme l’automobile à être de plus en plus efficaces. Alors pourquoi pas vous !?
Comment améliorer votre efficacité au quotidien ?
N’hésitez pas à réagir à cet article et à exposer, comment vous créer vous-même vos procédures. Cela m’intéresse.
[author image= »http://entreprenezvous.com/wp/wp-content/uploads/2014/01/maphotoAlain.png » ]Je suis Alain SCHULZ, créateur du site http://entreprenezvous.com/, et je conseille et j’accompagne les entrepreneurs pour activer les bons réflexes en entrepreneuriat afin de leur permettre de développer plus vite une activité pérenne et rentable, sans pour cela sacrifier le style de vie qu’ils se sont choisi.[/author]
